- Notre concept · Notre équipe
Des secrétaires médicales à distance, françaises, formées et engagées sur la durée.
Derrière chaque secrétariat téléphonique médical MySecrétaire, il y a une télésecrétaire médicale dédiée à votre cabinet. Formée à votre spécialité, cette secrétaire médicale à distance assure un accueil personnalisé, loin des plateaux anonymes et des robots vocaux.
Équipes
100% France
Turn-over
< 5%
Formation
Continue
L’externalisation du secrétariat médical n’a de sens que si la voix qui répond à vos patients est au moins aussi qualifiée que celle d’une secrétaire médicale interne. C’est notre obsession depuis 2015 : recruter, former et fidéliser des secrétaires médicales à distance capables d’assurer un secrétariat téléphonique médical irréprochable: filtrage clinique, gestion d’agenda, tri des urgences, relation patient.
Résultat : une permanence téléphonique médicale stable, une télésecrétaire médicale attitrée qui connaît vos protocoles, vos habitudes et vos patients et une équipe qui reste, année après année, au service de votre cabinet.
Recrutement
Moins d'une candidate sur dix rejoint MySecrétaire.
Nous ne recrutons que des profils confirmés : secrétaires médicales, assistantes de cabinet, agents d’accueil hospitalier ou téléconseillères santé avec une expérience significative du contact patient.
Chaque candidature est validée par un test de voix, un entretien métier, une évaluation du vocabulaire médical et une mise en situation clinique (urgence, patient anxieux, motif complexe). Nous cherchons de la posture, de l’écoute et de la rigueur, pas des lecteurs de script.
- Test de voix, diction, débit
- Évaluation du vocabulaire médical
- Mise en situation : d'urgence, patient difficile
- Contrôle des références professionnelles
Formation initiale
Une formation métier dédiée au secrétariat téléphonique médical
Aucune télésecrétaire médicale ne prend un appel MySecrétaire sans avoir
suivi un cursus complet : terminologie médicale, protocoles d’urgence par
spécialité, RGPD santé, secret médical, hébergement HDS, logiciels métiers
(Doctolib, Maiia, Weda, Axisanté), conduite d’entretien téléphonique et gestion
émotionnelle.
Le doublage avec une senior sur les trois premières semaines de production
garantit une montée en charge sans risque pour vos patients.
Formation par spécialité
Vos protocoles intégrés au dossier de votre secrétaire.
Cardiologie, chirurgie, esthétique, pédiatrie, psychiatrie, gynécologie, dentaire : chaque nouvelle spécialité prise en charge déclenche une formation dédiée. Motifs de consultation, degrés d’urgence, questions de filtrage, examens à préparer — tout est documenté et régulièrement révisé.
Vos consignes deviennent la fiche de référence de votre secrétaire médicale à distance : le service se personnalise, il ne se standardise pas.
Supervision qualité
Une écoute hebdomadaire, un coaching individuel.
Un superviseur qualité écoute chaque semaine un échantillon d’appels de chaque télésecrétaire. Grille d’évaluation, retours individuels, plan de progression : la qualité de votre secrétariat téléphonique médical ne se contrôle pas — elle se cultive.
Un consultant dédié fait le point avec vous chaque trimestre : volumes, qualité perçue, ajustements protocolaires. Votre permanence téléphonique médicale évolue au rythme de votre cabinet.
Fidélisation
Turn-over inférieur à 5% — vos patients reconnaissent la voix.
Contrats stables, salaires au-dessus du marché du télésecrétariat médical,
télétravail encadré, évolution vers des postes de superviseure ou de référente
spécialité : nos équipes restent. C’est la condition d’une externalisation du
secrétariat médical réussie.
Cette stabilité, impensable dans les plateaux traditionnels, se traduit
directement dans la qualité perçue par vos patients : une même secrétaire
médicale, semaine après semaine, année après année.
Encadrement
Consultants, référents et direction métier.
Autour des télésecrétaires : des référents spécialité (une senior par grande
spécialité), des superviseurs qualité, des consultants clients et une direction
métier issue du monde de la santé. Cette organisation garantit une prise en
charge homogène, quel que soit le volume ou la complexité de votre cabinet.
En chiffres
Une équipe pensée pour la continuité du soin.
France
100% de nos secrétaires médicales sont basées
et salariées en France.
Recrutement
Moins de 10% des candidates franchissent tests
métier et mise en situation.
Formation initiale
4 semaines : vocabulaire médical, RGPD santé,
logiciels métiers, doublage senior.
Turn-over
< 5% par an — vos patients reconnaissent la voix
qui décroche.
Supervision
Écoute hebdomadaire, coaching individuel, revue
qualité trimestrielle.
Spécialités
40+ spécialités médicales et chirurgicales
couvertes par des référentes dédiées.
Questions fréquentes
Ce que les médecins nous demandent le plus
Comment garantissez-vous que ce sont bien les mêmes secrétaires qui répondront pour mon cabinet ?
Nous avons mis en place un système de « binômes de continuité ». Votre cabinet se voit attribuer une secrétaire principale dédiée et une secrétaire « backup » attitrée. Ces deux personnes sont spécifiquement formées à vos consignes et travaillent en tandem. La secrétaire principale gère la majorité de vos appels, assurant une voix familière pour vos patients. Sa binôme prend le relais de manière transparente pendant ses pauses, congés ou en cas de pic d’appels. Ce système garantit une continuité de service totale et une connaissance approfondie de votre cabinet par une équipe restreinte et dédiée, évitant ainsi l’anonymat des grandes plateformes.
Que se passe-t-il concrètement si un patient appelle pour une urgence vitale ?
La gestion des urgences est notre priorité absolue. Toute notre équipe est formée pour identifier les mots-clés et les symptômes d’alerte. Dès qu’une situation est identifiée comme potentiellement critique, l’appel est instantanément transféré à notre « Cellule Urgence ». Celle-ci est composée de nos secrétaires les plus expérimentées, qui appliquent un protocole strict pour qualifier l’urgence. Selon vos consignes prédéfinies, elles peuvent tenter de vous joindre directement sur votre ligne personnelle, contacter le SAMU (15) tout en restant en ligne avec le patient, ou lui conseiller de se rendre immédiatement aux urgences. Ce processus à deux niveaux assure une réactivité maximale et un traitement expert des cas les plus graves.
Vos équipes sont-elles composées de vraies secrétaires médicales ou d'opérateurs de centre d'appels classiques ?
Nos équipes sont composées de professionnels spécifiquement recrutés pour le secteur de la santé. Une grande partie de nos effectifs est issue du milieu médical (anciennes secrétaires en cabinet, aides-soignantes en reconversion…). Pour tous, sans exception, nous imposons une formation initiale intensive de 4 semaines avant le premier appel patient. Cette formation couvre la terminologie médicale, la gestion des cas complexes, le secret médical et le RGPD. Une télésecrétaire médicale MySecrétaire n’est donc pas une opératrice polyvalente, mais bien une spécialiste de l’accueil téléphonique médical.
Comment la confidentialité des données de mes patients est-elle assurée avec une secrétaire médicale à distance ?
La confidentialité est au cœur de notre service. Premièrement, toutes nos équipes sont basées en France et soumises au droit français et européen (RGPD), le plus strict au monde en matière de protection des données. Deuxièmement, chaque secrétaire médicale à distance signe une clause de confidentialité stricte et est formée en continu par notre coach RGPD interne. Troisièmement, nos systèmes d’information sont hautement sécurisés, avec des accès contrôlés et tracés. Nous garantissons une séparation hermétique des données entre chaque cabinet. Votre externalisation secrétariat médical avec nous est conçue pour être plus sécurisée qu’une gestion de données non experte en interne.
Pourquoi une formation de 4 semaines est-elle nécessaire pour un secrétariat téléphonique médical ?
Parce qu’un secrétariat téléphonique médical de qualité ne s’improvise pas. Ces 4 semaines nous permettent d’aller bien au-delà d’une simple formation technique. Elles servent à forger des professionnels capables de comprendre les enjeux de chaque appel, de faire preuve d’empathie, de gérer le stress et de représenter parfaitement l’image de votre cabinet. C’est le temps nécessaire pour maîtriser les outils, la terminologie, les protocoles d’urgence et, surtout, pour s’imprégner de la culture d’excellence et de la rigueur indispensables au monde de la santé. C’est notre investissement pour votre tranquillité.
J'ai déjà essayé l'externalisation mais j'étais déçu par le turnover constant des secrétaires. En quoi êtes-vous différents ?
Nous avons conscience que le turnover est le principal problème des services d’externalisation bas de gamme. Notre modèle est construit pour contrer ce phénomène. Nous nous différencions par une politique de fidélisation très forte : une sélection rigoureuse à l’embauche, des conditions de travail et de rémunération attractives, une culture d’entreprise positive, et de réelles perspectives de carrière (évolution vers des postes de tutrice, formatrice, superviseur). Ce faible turnover nous permet de proposer notre système de binômes stables et d’assurer une connaissance durable de votre cabinet par nos équipes.
Votre service de permanence téléphonique médicale est-il adapté à un grand cabinet de groupe ou une maison de santé ?
Absolument. Notre organisation est conçue pour être scalable. Pour une structure plus grande, nous n’attribuons pas seulement un binôme, mais une petite équipe dédiée de secrétaires médicales. Chaque membre de cette équipe est formé spécifiquement aux consignes des différents praticiens du groupe. Notre superviseur dédié à votre compte s’assure de la parfaite coordination de l’équipe et de l’homogénéité du service. Nous pouvons ainsi gérer des agendas multiples, des plannings complexes et un volume d’appels élevé tout en maintenant un très haut niveau de personnalisation et de qualité pour votre permanence téléphonique médicale.
Essai 1 mois
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Essai 1 mois offert · Mise en service en 48 heures.
Mise en service en 48h · 100% France · Télésecrétaire dédiée