- Solution · Doctolib
Permanence téléphonique Doctolib. Chaque appel posé dans votre agenda, en direct.
Notre télésecrétariat médical associe votre agenda Doctolib à une véritable secrétaire médicale dédiée. Elle décroche vos appels, identifie la demande du patient et prend directement le rendez-vous dans votre agenda, selon vos motifs, vos disponibilités et vos consignes.
Depuis plus de 13 ans, MySecrétaire accompagne les professionnels de santé dans l’utilisation de Doctolib. Cette expérience nous permet de proposer une permanence téléphonique Doctolib parfaitement intégrée à votre organisation, sans double saisie ni agenda parallèle.
Agenda
Doctolib direct
Saisie
Aucune double
Mise en service
48 h
Pourquoi une permanence humaine adossée à Doctolib
Vos patients prennent rendez-vous en ligne. Donnez aussi une réponse à ceux qui appellent.
Doctolib facilite considérablement la prise de rendez-vous en ligne, mais tous les patients ne souhaitent pas ou ne peuvent pas réserver seuls leur consultation.
Certains préfèrent parler à une personne, d’autres ont besoin d’être accompagnés pour choisir le bon motif, identifier le praticien adapté ou comprendre les disponibilités proposées. Les demandes peuvent également concerner une modification de rendez-vous, une annulation, une téléconsultation ou une situation particulière.
C’est là que notre permanence téléphonique Doctolib intervient.
Une secrétaire médicale prend l’appel, qualifie la demande et agit directement dans votre agenda Doctolib. Elle sélectionne le bon motif, respecte la durée prévue et positionne le rendez-vous sur le créneau correspondant à vos règles.
Vous réunissez ainsi vos deux canaux de prise de rendez-vous : Doctolib pour les patients qui réservent en ligne et une véritable secrétaire médicale pour ceux qui préfèrent appeler.
100 %
Des rendez-vous posés directement dans votre agenda Doctolib, sans double saisie.
48 h
De la signature à la mise en service de votre télésecrétariat médical Doctolib.
0 doublon
Un agenda unique et actualisé, sans fichier parallèle ni ressaisie.
Ce que change une permanence Doctolib bien tenue
Un agenda Doctolib bien géré commence par une secrétaire qui connaît votre cabinet
L’outil ne fait pas tout. Pour que votre agenda reste cohérent, la personne qui répond à vos patients doit comprendre votre fonctionnement.
Votre secrétaire médicale dédiée est formée à votre environnement Doctolib et à vos propres règles de prise de rendez-vous. Elle connaît les motifs proposés, les durées, les disponibilités et les situations qui nécessitent votre intervention.
01
Une secrétaire médicale formée à Doctolib, pas un simple opérateur
Votre interlocutrice maîtrise les fonctionnalités nécessaires à la gestion de votre agenda : recherche de créneaux, création de rendez-vous, annulations, modifications, patients existants ou nouveaux, téléconsultations et listes d’attente selon votre configuration.
Elle connaît également les spécificités de votre cabinet pour offrir à vos patients un accueil cohérent avec votre manière de travailler.
02
Des rendez-vous placés au bon endroit, au bon moment
Un rendez-vous mal positionné peut désorganiser toute une journée de consultation.
Votre télésecrétaire applique vos règles pour identifier le bon motif, sélectionner la bonne durée et proposer les disponibilités adaptées à chaque demande.
03
Vos consignes Doctolib respectées à chaque appel
Nouveaux patients, patients suivis, urgences, confrères, téléconsultations ou demandes particulières : les règles que vous avez définies constituent la base de notre intervention.
Votre télésecrétariat médical Doctolib s’adapte à votre paramétrage plutôt que de vous imposer un fonctionnement standardisé.
04
Le téléphone devient un véritable complément à Doctolib
Les patients qui réservent en ligne continuent d’utiliser Doctolib. Ceux qui préfèrent appeler bénéficient d’un interlocuteur humain capable de les accompagner.
13 ans d'expérience pour faire de Doctolib un véritable outil de coordination
MySecrétaire accompagne depuis plus de 13 ans des professionnels de santé utilisant Doctolib. Cette expérience nous permet de connaître les usages de la plateforme dans les situations concrètes rencontrées quotidiennement par les cabinets médicaux.
Nous ne nous contentons pas de prendre les appels : nous intégrons votre agenda à notre organisation pour que chaque intervention respecte votre façon de travailler.
01
Une équipe habituée aux usages médicaux de Doctolib
Nos télésecrétaires sont formées à l’utilisation de l’agenda et aux situations courantes rencontrées lors des appels patients : prise de rendez-vous, annulation, modification, demande de créneau, téléconsultation ou transmission d’informations.
02
Une télésecrétaire dédiée qui apprend votre fonctionnement
Au-delà de la maîtrise de l’outil, votre secrétaire apprend vos consignes, vos habitudes et vos priorités.
Elle devient progressivement un véritable prolongement de votre cabinet, avec une connaissance suffisamment précise de votre organisation pour répondre aux patients de manière personnalisée.
Comment ça se passe
De l'accès Doctolib au premier rendez-vous posé : une mise en service en 48 heures
La mise en place de votre permanence téléphonique Doctolib est conçue pour être rapide et simple.
01
Accès Doctolib
Vous nous donnez les accès nécessaires pour permettre à votre secrétaire d’intervenir dans votre agenda selon les modalités définies avec votre cabinet.
02
Cadrage des consignes
Nous définissons ensemble vos motifs, durées de rendez-vous, disponibilités, règles de filtrage, urgences et modalités de transmission.
03
Formation & test
Votre secrétaire dédiée est formée à votre cabinet et à votre paramétrage Doctolib. Des tests permettent de vérifier les différents scénarios avant le lancement.
04
Mise en service
Une fois les réglages validés, votre service est opérationnel. Les appels sont pris en charge et les rendez-vous peuvent être enregistrés directement dans votre agenda.
Questions fréquentes
La permanence téléphonique Doctolib en clair.
Êtes-vous partenaire officiel Doctolib ?
Nous avons mis en place un système de « binômes de continuité ». Votre cabinet se voit attribuer une secrétaire principale dédiée et une secrétaire « backup » attitrée. Ces deux personnes sont spécifiquement formées à vos consignes et travaillent en tandem. La secrétaire principale gère la majorité de vos appels, assurant une voix familière pour vos patients. Sa binôme prend le relais de manière transparente pendant ses pauses, congés ou en cas de pic d’appels. Ce système garantit une continuité de service totale et une connaissance approfondie de votre cabinet par une équipe restreinte et dédiée, évitant ainsi l’anonymat des grandes plateformes.
Mes données patients restent-elles dans Doctolib ?
La gestion des urgences est notre priorité absolue. Toute notre équipe est formée pour identifier les mots-clés et les symptômes d’alerte. Dès qu’une situation est identifiée comme potentiellement critique, l’appel est instantanément transféré à notre « Cellule Urgence ». Celle-ci est composée de nos secrétaires les plus expérimentées, qui appliquent un protocole strict pour qualifier l’urgence. Selon vos consignes prédéfinies, elles peuvent tenter de vous joindre directement sur votre ligne personnelle, contacter le SAMU (15) tout en restant en ligne avec le patient, ou lui conseiller de se rendre immédiatement aux urgences. Ce processus à deux niveaux assure une réactivité maximale et un traitement expert des cas les plus graves.
Que se passe-t-il si Doctolib est en maintenance ?
Nos équipes sont composées de professionnels spécifiquement recrutés pour le secteur de la santé. Une grande partie de nos effectifs est issue du milieu médical (anciennes secrétaires en cabinet, aides-soignantes en reconversion…). Pour tous, sans exception, nous imposons une formation initiale intensive de 4 semaines avant le premier appel patient. Cette formation couvre la terminologie médicale, la gestion des cas complexes, le secret médical et le RGPD. Une télésecrétaire médicale MySecrétaire n’est donc pas une opératrice polyvalente, mais bien une spécialiste de l’accueil téléphonique médical.
Puis-je garder un accueil physique au cabinet en parallèle ?
La confidentialité est au cœur de notre service. Premièrement, toutes nos équipes sont basées en France et soumises au droit français et européen (RGPD), le plus strict au monde en matière de protection des données. Deuxièmement, chaque secrétaire médicale à distance signe une clause de confidentialité stricte et est formée en continu par notre coach RGPD interne. Troisièmement, nos systèmes d’information sont hautement sécurisés, avec des accès contrôlés et tracés. Nous garantissons une séparation hermétique des données entre chaque cabinet. Votre externalisation secrétariat médical avec nous est conçue pour être plus sécurisée qu’une gestion de données non experte en interne.
Essai 1 mois
Connectez votre agenda Doctolib à une vraie secrétaire médicale.
Essai 1 mois offert · Mise en service en 48 heures.
Mise en service en 48h · 100% France · Télésecrétaire dédiée