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Télésecrétariat médical pour clinique privée
Une clinique privée doit pouvoir rester joignable à tout moment, malgré la diversité des services, des praticiens et des demandes des patients. MySecrétaire propose un télésecrétariat médical pour cliniques conçu pour prendre en charge les appels, orienter les patients, gérer les rendez-vous et transmettre les informations aux bons interlocuteurs. Grâce à une secrétaire médicale dédiée, votre établissement bénéficie d’un accueil téléphonique professionnel et organisé, sans alourdir le quotidien de vos équipes.
Structure
Clinique privée
Mise en service
48H
Volume d’appels
Illimité
France
100%
Une clinique doit rester accessible, même lorsque ses équipes sont mobilisées
Une clinique privée concentre de nombreux flux téléphoniques : demandes de rendez-vous, consultations externes, informations sur une hospitalisation, préparation d’une intervention, demandes adressées à un praticien ou renseignements concernant les différents services de l’établissement. À certains moments de la journée, plusieurs appels peuvent arriver simultanément alors que les équipes sont déjà mobilisées auprès des patients.
Cette organisation rend difficile la prise en charge de chaque appel avec le même niveau de disponibilité. Un patient qui cherche le bon service, un proche qui souhaite obtenir une information ou un professionnel de santé qui doit joindre un interlocuteur précis ne peut pas toujours attendre qu’une équipe soit disponible pour décrocher.
Avec MySecrétaire, votre clinique dispose d’un véritable relais pour la gestion des appels médicaux. Notre équipe identifie la demande, oriente l’appel selon vos procédures et assure la continuité de l’accueil, afin que vos équipes puissent rester concentrées sur leurs missions auprès des patients.
Un accueil téléphonique structuré autour de vos services
Une clinique privée ne peut pas être traitée comme un cabinet médical classique. Plusieurs spécialités, services et professionnels peuvent partager une même ligne ou recevoir des demandes différentes. L’organisation du télésecrétariat médical pour cliniques doit donc tenir compte de cette réalité.
MySecrétaire commence par intégrer le fonctionnement de votre établissement : services concernés, horaires, praticiens, modalités de prise de rendez-vous, règles de transfert et procédures particulières. Notre équipe peut ainsi identifier le bon interlocuteur et orienter chaque demande conformément à l’organisation définie avec la clinique.
Cette approche permet de mettre en place une externalisation de l’accueil téléphonique qui ne se limite pas à décrocher les appels. Le service devient un véritable prolongement de votre organisation, capable de s’adapter aux différents flux et aux périodes de forte activité.
Une prise en charge téléphonique conçue pour les établissements privés
Une secrétaire médicale dédiée à votre établissement
Votre interlocutrice se familiarise avec vos services, vos praticiens, vos horaires et vos procédures afin d’assurer un accueil cohérent et personnalisé auprès de vos patients.
Une qualification précise des demandes
Chaque appel est identifié selon son motif afin de faciliter l’orientation du patient, la prise de rendez-vous ou la transmission du message au bon interlocuteur.
Une gestion coordonnée des différents agendas
Les disponibilités des praticiens et des services sont prises en compte pour organiser les rendez-vous conformément aux règles définies par votre établissement.
Un accueil disponible lorsque vos équipes sont mobilisées
Pendant les consultations, les interventions, les réunions ou les périodes de forte activité, les appels continuent d’être pris en charge sans détourner vos équipes de leurs missions.
MySecrétaire, une solution qui dépasse le simple standard téléphonique
L’externalisation de l’accueil téléphonique d’une clinique ne doit pas se résumer à transférer les appels vers une plateforme. L’enjeu est de disposer d’une équipe capable de comprendre votre fonctionnement, de respecter vos procédures et d’apporter une réponse adaptée à chaque interlocuteur.
01
Des appels pris en charge sans limitation artificielle
Les variations d’activité ne doivent pas compromettre l’accessibilité de votre établissement. MySecrétaire accompagne les périodes de forte sollicitation avec une gestion des appels sans limitation artificielle de volume.
02
Une réponse en moins de 3 sonneries
Vos patients et interlocuteurs bénéficient d’une prise en charge rapide par une personne réelle, y compris lorsque vos équipes sont déjà fortement sollicitées.
03
Des urgences identifiées selon vos procédures
Chaque clinique peut définir ses propres critères de priorité. MySecrétaire les intègre dans son fonctionnement afin que les appels nécessitant une attention particulière soient identifiés et transmis selon le protocole prévu.
04
Une gestion des rendez-vous et des agendas
Selon les outils et les accès mis en place, notre équipe peut gérer les prises de rendez-vous, modifications et annulations afin de faciliter l’organisation des consultations et des différents services.
05
Des messages et comptes rendus clairement transmis
Les informations recueillies lors des appels sont structurées et transmises aux interlocuteurs concernés selon vos habitudes, afin de faciliter leur traitement et leur suivi.
06
Un respect total des consignes de votre clinique
Chaque établissement possède ses propres règles d’orientation, de transfert et de traitement des demandes. Notre secrétaire en ligne applique les procédures définies avec vos équipes sans imposer un fonctionnement identique à toutes les cliniques.
Les bénéfices d’un accueil téléphonique externalisé pour votre clinique
Vos patients trouvent plus facilement le bon interlocuteur
Les appels sont qualifiés et orientés selon l’organisation de votre établissement, ce qui simplifie le parcours téléphonique des patients.
Vos équipes sont moins sollicitées par les appels
En déléguant la gestion téléphonique à MySecrétaire, les équipes administratives et médicales peuvent consacrer davantage de temps à leurs missions essentielles.
Vos différents services gagnent en fluidité
Les demandes sont traitées selon un cadre précis, avec une orientation adaptée aux praticiens et aux services concernés.
Votre établissement reste joignable pendant les périodes chargées
Pics d’appels, consultations, interventions, réunions ou absences : votre clinique conserve une continuité d’accueil grâce à une organisation téléphonique dédiée.
Questions fréquentes
Comment fonctionne le télésecrétariat médical de MySecrétaire pour une clinique ?
MySecrétaire prend en charge les appels de votre établissement selon les procédures définies avec vos équipes. Les demandes peuvent être qualifiées, orientées, prises en rendez-vous ou transmises aux interlocuteurs concernés.
Une télésecrétaire médicale dédiée peut-elle être affectée à notre clinique ?
Oui. Une télésecrétaire médicale dédiée peut être familiarisée avec le fonctionnement de votre établissement, vos services, vos praticiens, vos horaires et vos procédures afin de proposer un accueil personnalisé.
Comment gérez-vous les appels concernant plusieurs services ?
Notre équipe intègre l’organisation de votre clinique afin d’identifier le motif de l’appel et de déterminer le service ou l’interlocuteur concerné. Chaque orientation suit les règles définies avec votre établissement.
Pouvez-vous gérer les rendez-vous des différents praticiens ?
Oui, selon les outils utilisés et les accès mis à disposition. Notre équipe peut prendre en charge les rendez-vous, modifications et annulations conformément aux règles de fonctionnement de votre clinique.
Votre service peut-il s’intégrer à nos outils ?
Selon votre configuration, notre équipe peut utiliser les outils et agendas auxquels vous lui donnez accès afin de faciliter la gestion des rendez-vous et la transmission des informations.
Que se passe-t-il lorsque nos équipes sont absentes ?
MySecrétaire assure la continuité de votre accueil téléphonique selon les consignes prévues pour les congés, absences et périodes de fonctionnement particulier.
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