- Solution · Respect des consignes
Vos consignes appliquées à la lettre, appel après appel.
Chaque cabinet médical possède son propre fonctionnement, ses habitudes et ses priorités. Avec MySecrétaire, nous ne travaillons jamais avec un scénario standard. Notre télésecrétaire médicale dédiée applique les consignes que vous définissez, qu’il s’agisse de la gestion des urgences, des appels des confrères, des patients prioritaires, des pharmacies ou de l’organisation de votre agenda.
Parce que la qualité d’un télésecrétariat médical ne dépend pas seulement de la rapidité de réponse, mais surtout de sa capacité à respecter votre manière de travailler, nous construisons un fonctionnement entièrement personnalisé dès la mise en service.
Solution
Modulaire
Mise en service
48 h
Appels
Illimité
Pourquoi le respect des consignes est-il indispensable en télésecrétariat médical ?
Un télésecrétariat efficace ne consiste pas uniquement à répondre au téléphone. Il doit être capable de reproduire fidèlement l’organisation de votre cabinet afin que chaque appel soit traité exactement comme vous l’auriez souhaité.
Certains praticiens souhaitent être informés immédiatement en cas d’urgence, tandis que d’autres préfèrent être sollicités uniquement dans des situations bien définies. Certains réservent des créneaux spécifiques aux confrères, aux établissements de santé ou aux patients prioritaires. D’autres souhaitent limiter certains motifs de rendez-vous à des plages horaires précises.
Ces différences sont essentielles. Lorsqu’elles ne sont pas respectées, elles entraînent des interruptions inutiles, une désorganisation de l’agenda et une dégradation de l’expérience patient.
Avec MySecrétaire, nous faisons du respect de vos consignes une priorité absolue. Chaque procédure est définie avec vous, documentée, contrôlée et appliquée avec la même rigueur à chaque appel.
Une organisation entièrement construite autour de votre cabinet
Aucun cabinet médical ne fonctionne exactement de la même manière. Votre spécialité, votre rythme de consultation, vos collaborateurs, votre patientèle ou encore vos contraintes personnelles influencent votre façon de gérer les appels.
C’est pourquoi nous ne proposons jamais de fonctionnement figé. Dès le début de notre collaboration, nous prenons le temps de comprendre votre organisation afin de créer un cadre de travail parfaitement adapté à votre activité.
Votre télésecrétaire connaît les situations dans lesquelles elle doit vous interrompre, les appels qui peuvent attendre la fin de votre consultation, les interlocuteurs à transférer en priorité ainsi que les modalités de prise de rendez-vous propres à votre cabinet.
Cette personnalisation permet d’offrir à vos patients une continuité d’accueil tout en respectant votre manière d’exercer.
Comment MySecrétaire garantit le respect de vos consignes ?
Un cadrage complet avant la mise en service
Avant même le premier appel, nous organisons un échange approfondi afin de définir précisément vos habitudes de travail. Nous recensons vos critères de priorité, vos protocoles d’urgence, les types de rendez-vous proposés, les créneaux spécifiques, les modalités de gestion des confrères, des pharmacies, des établissements de soins ou encore des patients réguliers.
Toutes ces informations sont formalisées dans un document de référence qui servira de guide quotidien à votre télésecrétaire médicale dédiée.
Ainsi, dès le démarrage du service, chaque appel est traité selon vos propres règles.
Des consignes mises à jour en temps réel
Votre activité évolue régulièrement. Congés, remplacement temporaire, fermeture exceptionnelle, modification des horaires, nouvelles procédures ou ouverture de créneaux supplémentaires : toutes ces informations doivent être immédiatement prises en compte. Avec MySecrétaire, vos consignes sont centralisées dans notre plateforme interne et peuvent être modifiées à tout moment. Dès qu’un changement nous est communiqué, il est appliqué instantanément. Votre télésecrétaire dispose toujours de la version la plus récente de vos procédures afin de garantir une parfaite continuité de service.
Une télésecrétaire dédiée qui connaît votre fonctionnement
La qualité d’un accueil téléphonique repose également sur la connaissance du cabinet. Contrairement aux plateformes où les appels sont répartis entre de nombreux opérateurs, MySecrétaire privilégie une organisation avec une télésecrétaire dédiée.
Au fil des semaines, elle apprend à connaître votre fonctionnement, reconnaît vos patients habituels, maîtrise vos préférences et applique naturellement vos méthodes de travail. Cette stabilité permet d’assurer un accueil plus fluide, plus humain et beaucoup plus cohérent.
Un contrôle qualité permanent
Le respect des consignes ne repose pas uniquement sur la formation initiale.
Nos responsables qualité réalisent régulièrement des contrôles afin de vérifier que les procédures sont correctement appliquées lors des appels.
Ces vérifications permettent de maintenir un niveau de qualité constant, d’intégrer rapidement les nouvelles consignes et de corriger immédiatement les éventuels écarts. Vous bénéficiez ainsi d’un télésecrétariat fiable qui évolue en permanence avec votre cabinet.
Un télésecrétariat qui s'adapte à vos consignes
Gestion des urgences
Les appels urgents sont identifiés et orientés selon vos protocoles afin que seules les situations nécessitant votre intervention vous soient transmises immédiatement.
Organisation de votre agenda
Créneaux réservés, nouveaux patients, téléconsultations, visites à domicile ou types de consultations : nous appliquons votre organisation sans jamais la modifier.
Gestion des interlocuteurs prioritaires
Confrères, pharmacies, laboratoires, infirmiers ou établissements de santé bénéficient du traitement que vous avez défini pour chacun.
Adaptation à la vie de votre cabinet
Congés, remplacements, modifications d’horaires ou changements de consignes sont intégrés en temps réel afin d’assurer une continuité de service.
Ce que cette solution change concrètement pour votre cabinet
Une organisation plus sereine
Vous savez que chaque appel est traité selon vos propres procédures, sans avoir besoin de rappeler constamment vos consignes.
Moins d'interruptions pendant les consultations
Les appels sont filtrés intelligemment. Vous n’êtes sollicité que lorsque cela est réellement nécessaire, ce qui améliore votre concentration et la qualité de vos consultations.
Une image professionnelle renforcée
Vos patients retrouvent le même niveau d’accueil, quelle que soit la personne qui répond au téléphone. Cette cohérence renforce leur confiance envers votre cabinet.
Une organisation qui évolue avec votre activité
Vos besoins changent au fil de l’année. Notre fonctionnement s’adapte en permanence afin d’accompagner l’évolution de votre cabinet sans perturber votre organisation.
Pourquoi les praticiens choisissent MySecrétaire ?
Parce que nous allons bien au-delà d’une simple prise de messages.
Nos télésecrétaires répondent en moins de trois sonneries, prennent en charge un volume d’appels illimité, respectent scrupuleusement vos consignes, transmettent des messages complets et exploitables et assurent un accueil téléphonique humain, professionnel et personnalisé.
Vous bénéficiez d’une véritable collaboratrice à distance qui travaille selon vos méthodes et contribue chaque jour à la qualité de votre relation patient.
Questions fréquentes
Puis-je modifier mes consignes après la mise en service ?
Oui. Votre cabinet évolue régulièrement et vos procédures peuvent être mises à jour à tout moment. Dès que vous nous communiquez une modification, elle est intégrée immédiatement afin que votre télésecrétaire applique les nouvelles consignes dès l’appel suivant.
Comment garantissez-vous que les consignes sont réellement respectées ?
Toutes vos procédures sont documentées dans notre système interne et consultées par votre télésecrétaire pendant la gestion des appels. En complément, notre équipe qualité réalise régulièrement des contrôles afin de vérifier leur bonne application et d’assurer un niveau de service constant.
Que se passe-t-il si je suis absent ou en congé ?
Vos consignes restent actives. Les patients continuent d’être accueillis selon vos procédures habituelles et les nouvelles instructions liées à votre absence peuvent être intégrées temporairement afin d’assurer une parfaite continuité de service.
Est-il possible de prévoir des consignes différentes selon les horaires ou les jours ?
Absolument. Vous pouvez définir des règles spécifiques selon vos jours de consultation, vos gardes, vos demi-journées opératoires, vos congés ou toute autre situation particulière. Notre organisation s’adapte à votre planning.
Les consignes peuvent-elles être différentes selon les interlocuteurs ?
Oui. Nous pouvons appliquer des procédures distinctes pour les patients, les confrères, les pharmacies, les laboratoires, les établissements de santé, les infirmiers, les EHPAD ou toute autre catégorie d’appelants. Chaque situation est traitée conformément à vos instructions.
Pour aller plus loin.
Une télésecrétaire médicale dédiée à votre cabinet
Une seule interlocutrice, attitrée dès le premier jour, formée à votre spécialité, vos consignes et vos protocoles d’urgence.
Chaque appel décroché en moins de 3 sonneries
Un engagement contractuel, mesuré appel par appel, publié chaque mois dans votre tableau de bord
Réception d’appels illimités
Un forfait mensuel unique. Les pics d’affluence sont absorbés sans facture supplémentaire.
Essai 1 mois
Assemblez votre solution en 48h.
Un consultant vous rappelle pour cadrer votre besoin.
Mise en service en 48h · 100% France · Télésecrétaire dédiée