Comment Choisir une Permanence Téléphonique Médicale ?

Vous êtes un professionnel de santé et vous cherchez à externaliser la gestion de votre secrétariat via une permanence téléphonique médicale ?

Nous allons nous pencher sur l’ensemble des étapes et différentes modalités pour pouvoir mettre en place un télé-secrétariat médical. Ainsi, vous maîtriserez parfaitement les points importants avant de vous lancer dans le choix de votre sous-traitance.

Voici ce qu’il faut connaître pour externaliser la gestion téléphonique de votre cabinet médical.

1 : Le Transfert d’Appel

Dans un premier temps, il est important de vous assurer avec votre opérateur téléphonique (Orange, SFR, Free…) de la faisabilité d’effectuer des transferts d’appels. Cette étape est essentielle avant d’entamer des démarches pour la mise en place d’une permanence téléphonique médicale.

2 : Identifiez vos Besoins

Nous vous conseillons d’identifier l’ensemble de vos besoins. L’objectif ? Pouvoir fournir avec précision des informations sur vos types d’appels et avoir un devis au plus juste répondant à vos besoins.

Voici quelques exemples des différentes contraintes téléphoniques à prendre en compte :

  • Déterminez le nombre d’appels que vous recevez au cabinet, concernant la prise de rendez-vous.
  • Définissez le temps que vous passez pour la gestion de votre secrétariat.
  • Identifiez les moments où vous ne pouvez pas répondre au téléphone : par exemple, vos jours de congés, tranches horaires : repas, matin avant 9h…
  • Vos objectifs personnels et professionnels : gagner du temps, développer votre patientèle, réduire votre taux d’annulation, augmenter votre amplitude de rendezvous…

3 : Sélectionnez une Permanence Téléphonique Médicale ou Télésecrétariat qui vous Correspond

De nos jours, il existe de multiples offres de permanence téléphonique, pour tous les secteurs et avec différentes manières de procéder. C’est pour cela que l’étape supérieure d’identification des besoins est importante.

Petite précision, un télésecrétariat téléphonique médical est spécialisé dans la gestion médicale pour les spécialistes, les médecins généralistes, paramédicaux … à l’inverse un secrétariat téléphonique externalisé peut-être spécialisé dans d’autres domaines d’activités comme par exemple : professions juridiques, avocats, serruriers…

My Secrétaire vous aide à déterminer les points importants dans votre externalisation. Le but étant d’apporter à votre patientèle un service exemplaire.

4 : Une Relation de Confiance

Le choix de votre télésecrétariat médical est complexe et basé sur une relation de confiance. En effet, votre télésecrétariat aura accès à l’ensemble de vos informations personnelles ainsi que celles de vos patients. Sa fiabilité est donc indispensable !

Outre son engagement sur la disponibilité, la réactivité, l’accueil… la permanence téléphonique médicale doit respecter les normes de confidentialité. La totalité des données collectées sont soumises au secret professionnel en plus des directives RGPD.

Votre télésecrétariat répond aux demandes des patients et est exposé à leurs problématiques de santé (maladies, symptômes…), pour cela, il doit faire preuve d’un grand professionnalisme.

5 : Un Télésecrétariat Médical « Made in France »

Votre permanence téléphonique médicale est la vitrine de votre cabinet médical.

Assurez-vous que les télésecrétaires médicales qui répondent aux appels de vos patients soient localisées en France. Le but étant d’obtenir un accueil parfait pour votre patientèle, mais aussi pour la gestion d’un éventuel litige entre vous et le prestataire.

My Secretaire, basé en France, vous offre une solution complète et adaptée à vos besoins.

6 : Les Plateformes de Prise de Rendez-vous

En général, toutes les permanences téléphoniques médicales sont en partenariat avec des plateformes de prise de rendez-vous en ligne comme par exemple, Doctolib. Assurez-vous en amont que votre futur prestataire propose ce service.

Pour conclure cet article, une permanence téléphonique médicale vous permet de vous libérer de la contrainte du téléphone en maintenant le lien humain avec le patient. En ce qui concerne votre choix pour votre futur télésecrétariat médical, nous vous conseillons de suivre les différentes étapes vu ci-dessus et de le faire en fonction de vos attentes et besoins.

Vous souhaitez avoir plus d’informations sur notre télésecrétariat médical. Contactez-nous, l’équipe My Secrétaire répondra à toutes vos questions.