Télésecrétariat médical : quels avantages ? My secrétaire cannes

Télésecrétariat médical : quels avantages ?

Télésecrétariat médical : quels avantages ? My secrétaire cannes

Les médecins, comme tous les professionnels de santé sont souvent débordés. Prendre les appels des patients, gérer son agenda ou encore les prises de rendez-vous. De nombreuses tâches administratives qui empêchent les médecins de se consacrer entièrement à leurs patients et à l’activité médicale elle-même. 

 

Afin d’alléger les services des professionnels de santé, il est désormais possible de délocaliser le secrétariat ! À la fois une profession et une solution innovante le télésecrétariat médical présente de nombreux atouts. Voici les avantages du télésecrétariat médical…

Qu’est-ce que le Télésecrétariat médical ? 

Le télésecretariat médical est un service de secrétariat à distance. Une permanence de secrétariat, géré grâce à une secrétaire dédiée, pour répondre parfaitement aux demandes des patients, à la prise de rendez-vous médicaux, la rédaction de compte-rendu, la gestion de l’agenda…

Qui peut faire appel à un service d’externalisation de secrétariat ?

Le télésecrétariat médical est un service qui répond aux besoins des médecins généralistes, spécialistes mais également des chirurgiens. Sans oublier la majorité des métiers du paramédical ; kinésithérapeutes, infirmiers, ostéopathes ou podologues… etc.

Vous êtes professionnel de santé et vous cherchez à offrir à vos patients un accueil téléphonique irréprochable à vos patients, tout en vous déchargeant des tâches quotidiennes ? Le télésecrétariat médical est la solution idéale pour vous !

Quels sont les avantages de Télésecrétariat médical ?

La flexibilité est le principal avantage du télésecrétariat médical. Ce service s’adapte aux besoins du cabinet médical. De la gestion de l’agenda intelligent, à la prise de rendez-vous, et la rédaction de comptes rendus. De nombreuses offres sur mesure existent. Par exemple, pour des besoins, occasionnels ou réguliers, de façon permanente ou temporaire. 

C’est également un gain de temps et d’efficacité dans la gestion du quotidien professionnel. De plus, l’amélioration du temps consacré aux patients est un des avantages d’externaliser le secrétariat médical. En effet, difficile de répondre au téléphone, ou de gérer son agenda, lorsque l’on est en pleine consultation ! Ainsi, en allégeant leurs tâches, les professionnels de santé restent concentrés sur leur coeur de métier et se consacrent entièrement à leurs patients.

 

Un autre atout et pas des moindres, le coût du télésecrétariat médical. Avant tout, c’est une solution économique. Le médecin n’est en effet, pas tenu de recruter une équipe d’accueil et de prévoir une infrastructure adaptée.

 

Enfin, le télésecrétariat médical est essentiel à la gestion du cabinet médical. Il permet de garantir la communication avec les patients. Notamment lorsque l’on sait que l’accueil téléphonique est le principal point de contact avec les patients. Ainsi, il est essentiel que ce dernier soit de qualité irréprochable. Il en va de la bonne image et de l’e-réputation de votre cabinet. La secrétaire médicale dédiée se doit d’être qualifiée, bienveillante, avec de l’empathie. Le but est de garantir une collaboration médecin secrétaire réussie.

Vous êtes médecin, ou professionnel de santé ? Vous recherchez un télésecrétariat médial totalement flexible, de qualité et à des prix compétitifs ? N’hésitez pas à nous contacter ! 

Comment choisir une permamemce téléphonique médicale

Comment Choisir une Permanence Téléphonique Médicale ?

Vous êtes un professionnel de santé et vous cherchez à externaliser la gestion de votre secrétariat via une permanence téléphonique médicale ?

Nous allons nous pencher sur l’ensemble des étapes et différentes modalités pour pouvoir mettre en place un télé-secrétariat médical. Ainsi, vous maîtriserez parfaitement les points importants avant de vous lancer dans le choix de votre sous-traitance.

Voici ce qu’il faut connaître pour externaliser la gestion téléphonique de votre cabinet médical.

1 : Le Transfert d’Appel

Dans un premier temps, il est important de vous assurer avec votre opérateur téléphonique (Orange, SFR, Free…) de la faisabilité d’effectuer des transferts d’appels. Cette étape est essentielle avant d’entamer des démarches pour la mise en place d’une permanence téléphonique médicale.

2 : Identifiez vos Besoins

Nous vous conseillons d’identifier l’ensemble de vos besoins. L’objectif ? Pouvoir fournir avec précision des informations sur vos types d’appels et avoir un devis au plus juste répondant à vos besoins.

Voici quelques exemples des différentes contraintes téléphoniques à prendre en compte :

  • Déterminez le nombre d’appels que vous recevez au cabinet, concernant la prise de rendez-vous.
  • Définissez le temps que vous passez pour la gestion de votre secrétariat.
  • Identifiez les moments où vous ne pouvez pas répondre au téléphone : par exemple, vos jours de congés, tranches horaires : repas, matin avant 9h…
  • Vos objectifs personnels et professionnels : gagner du temps, développer votre patientèle, réduire votre taux d’annulation, augmenter votre amplitude de rendezvous…

3 : Sélectionnez une Permanence Téléphonique Médicale ou Télésecrétariat qui vous Correspond

De nos jours, il existe de multiples offres de permanence téléphonique, pour tous les secteurs et avec différentes manières de procéder. C’est pour cela que l’étape supérieure d’identification des besoins est importante.

Petite précision, un télésecrétariat téléphonique médical est spécialisé dans la gestion médicale pour les spécialistes, les médecins généralistes, paramédicaux … à l’inverse un secrétariat téléphonique externalisé peut-être spécialisé dans d’autres domaines d’activités comme par exemple : professions juridiques, avocats, serruriers…

My Secrétaire vous aide à déterminer les points importants dans votre externalisation. Le but étant d’apporter à votre patientèle un service exemplaire.

4 : Une Relation de Confiance

Le choix de votre télésecrétariat médical est complexe et basé sur une relation de confiance. En effet, votre télésecrétariat aura accès à l’ensemble de vos informations personnelles ainsi que celles de vos patients. Sa fiabilité est donc indispensable !

Outre son engagement sur la disponibilité, la réactivité, l’accueil… la permanence téléphonique médicale doit respecter les normes de confidentialité. La totalité des données collectées sont soumises au secret professionnel en plus des directives RGPD.

Votre télésecrétariat répond aux demandes des patients et est exposé à leurs problématiques de santé (maladies, symptômes…), pour cela, il doit faire preuve d’un grand professionnalisme.

5 : Un Télésecrétariat Médical « Made in France »

Votre permanence téléphonique médicale est la vitrine de votre cabinet médical.

Assurez-vous que les télésecrétaires médicales qui répondent aux appels de vos patients soient localisées en France. Le but étant d’obtenir un accueil parfait pour votre patientèle, mais aussi pour la gestion d’un éventuel litige entre vous et le prestataire.

My Secretaire, basé en France, vous offre une solution complète et adaptée à vos besoins.

6 : Les Plateformes de Prise de Rendez-vous

En général, toutes les permanences téléphoniques médicales sont en partenariat avec des plateformes de prise de rendez-vous en ligne comme par exemple, Doctolib. Assurez-vous en amont que votre futur prestataire propose ce service.

Pour conclure cet article, une permanence téléphonique médicale vous permet de vous libérer de la contrainte du téléphone en maintenant le lien humain avec le patient. En ce qui concerne votre choix pour votre futur télésecrétariat médical, nous vous conseillons de suivre les différentes étapes vu ci-dessus et de le faire en fonction de vos attentes et besoins.

Vous souhaitez avoir plus d’informations sur notre télésecrétariat médical. Contactez-nous, l’équipe My Secrétaire répondra à toutes vos questions.

Une télé-secrétaire médicale dédiée

Une Télé-secrétaire Médicale Dédiée

Qu’est-ce qu’une télé-secrétaire médicale dédiée ?

Au même titre qu’une secrétaire médicale, une télé-secrétaire médicale dédiée assure une grande variété de fonction qui permet à l’ensemble des professionnels de santé de se concentrer sur leur activité.

Elles répondent aux besoins exacts du cabinet médical, tout en assurant une bonne communication avec les différents interlocuteurs. C’est une solution efficace pour réussir votre accueil téléphonique.

Outre la prise de rendez-vous et un service de conseil et suivi pour votre patientèle, la télésecrétaire médicale dédiée, peut remplir pleinement l’ensemble des exigences liées à votre spécialité.

Pourquoi choisir une télé-secrétaire médicale à distance ?

Le rapport humain reste un point essentiel de la relation avec le patient. Une permanence téléphonique médicale de qualité est donc nécessaire. Le fait d’externaliser la gestion des appels téléphonique permet d’assurer avec précision l’ensemble des appels de vos patients.

Une télé-secrétaire médicale dédiée vous permet de profiter de son savoir-faire ainsi que ses diverses expériences professionnels.

Chez My Secretaire, par exemple, les télé-secrétaires sont qualifiées et formées afin de maîtriser parfaitement votre domaine d’activité. La mise à disposition d’une personne extérieure complètement dédiée, représente également une solution avantageuse pour des raisons budgétaire et organisationnelles. Ainsi, grâce à la mise en place d’une permanence téléphonique médicale, vous offrez à vos patients une relation privilégiée.

Quelles missions pour votre télé-secrétaire chez My Secrétaire ?

En général, les professionnels de santé cherchent à améliorer l’accueil de leur patientèle tout en s’épargnant des tâches administratives chronophages…

Pour cela, My Secretaire, propose les services d’une télésecrétaire complètement dédiée. Les missions pour une télé-secrétaire médicale dédiée, chez My Secrétaire sont très variées. L’agence propose des offres procurant un certain confort à travers plusieurs forfaits.

Ainsi, nous assurerons la gestion des appels patients selon vos attentes et différents besoins. Outre la formation et l’expertise de nos télésecrétaires médicales pour chaque typologie de professionnels de santé : médecins généralistes, médecins spécialistes, chirurgiens…

Nous nous engageons à :
  • Gestion de votre agenda professionnel.
  • Gestion de vos prises de rendez-vous.
  • La rédaction de vos comptes-rendus médicaux.
  • Le filtrage des appels.
  • Le respect des consignes du personnel de santé.
  • La prise en compte des urgences.
  • Orientation du patient
  • Une prise en charge rapide
  • La transmission des messages de vos patients
  • L’accueil de vos patients
  • Le rappel de vos patients
Votre télésecrétaire médicale basée en France connaît parfaitement vos patients ainsi que vos exigences. Ainsi, vous pouvez vous distinguer aux yeux de votre patientèle par une permanence téléphonique médicale de qualité.
Quels tarifs pour le télésecrétariat médical

Quels tarifs pour le télésecrétariat médical ?

Avec de nombreux avantages mais surtout un coût inférieur à un secrétariat classique, le télésecrétariat médical s’est complètement installé dans le domaine médical. La gestion du cabinet, la prise en charge des appels téléphoniques, le suivi des patients et la rédaction de comptes rendus.

Découvrez dans cet article les tarifs pour les services d’une permanence téléphonique médicale à distance.

Quels Tarifs pour le Télésecrétariat Médical ?

Les tarifs divergent selon trois critères :
  • Les différents centres d’appels
  • Le type de forfait
  • La sélection de différentes options
Les praticiens ont un grand nombre de solutions pour répondre au mieux à toutes leurs attentes.

Le Télésecrétariat Médical : Facturation par Appel

Généralement, les différents télésecrétariats divisent les forfaits par nombre d’appels à traiter par mois, par exemple :
  • 50 appels
  • Entre 50 et 250 appels
  • Plus de 250 appels
Généralement, le coût de l’appel varie entre 0,5€ à environ 1€. Cela permet de rendre accessible à l’ensemble des cabinets médicaux des forfaits en adéquation avec leurs besoins.

Connaitre les offres de My Secrétaire

Permanence Téléphonique Médicale : Abonnement Mensuel

A l’inverse, plusieurs optent pour des packs modulables en fonction des besoins des professionnels de santé. Pas de surprise de facturation, la tarification reste inchangée, peu importe le nombre d’appels. My Secrétaire propose différentes offres comprenant :
  • le conseil de gestion
  • la réception illimitée d’appels
  • la prise de rendez-vous
  • la mise à disposition d’un numéro dédié
  • la permanence en semaine et le weekend
De nombreuses options supplémentaires existes sur le site de My Secrétaire. Pour en savoir plus, cliquez ici

Pourquoi Opter pour le Télésecrétariat Médical ?

Opter pour une permanence téléphonique médicale à distance, c’est avoir accès aux mêmes compétences qu’avec une secrétaire traditionnelle à moindre coût. Dans le cas de My Secrétaire, la secrétaire dédiée remplit de nombreuses tâches dans le respect des consignes du praticien, médecin généraliste ou spécialiste. Pour découvrir les avantages d’un service de télésecrétariat médical, n’hésitez à pas lire notre article : « Qu’est-ce qu’un service de télésecrétariat médical ? »
service de télésecrétariat médical

Qu’est-ce qu’un Service de Télésecrétariat Médical ?

Devenu indispensable pour les professionnels du secteur médical, ce service permet d’alléger les tâches des professionnels de santé afin que ceux-ci puissent se libérer du temps et se consacrer à leur principale occupation ; soigner les patients. Véritable substitut du secrétariat, un service de télésecrétariat médical s’occupe de la gestion des appels, la prise de rendez-vous, le suivi des patients et présente encore de nombreux avantages…

Qu’est-ce qu’un Service de Télésecrétariat Médical ?

Télesecrétariat médical ou permanence téléphonique médicale à distance est un service d’externalisation du secrétariat médical. Le télésecrétariat médical met à disposition des professionnels de santé : médecins généralistes, médecins spécialistes, paramédical… une permanence téléphonique médicale.

Les tâches restent similaires à celles d’un(e) secrétaire médical(e) en présentiel, mais dans le cas présent elles sont simplement gérées à distance.

My Secrétaire, met à disposition une secrétaire dédiée qui assure les missions suivantes :

  • La réception et la gestion des appels entrants
  • La classification et qualification des appels (urgences, conseils, suivi…)
  • La prise de rendez-vous
  • La gestion des agendas
  • La réalisation de tâches administratives comprenant la rédaction de comptes rendus médicaux.
  • Le transfert d’appel
  • L’échange avec le médecin suivant les demandes des patients

Suivant les besoins, les professionnels de santé peuvent opter pour un service de télésecrétariat médical ponctuel (congés de la secrétaire du cabinet, forte affluence) ou permanent (gestion complète du secrétariat).

 

Service de Télésecrétariat Médical

Quels sont les avantages d’une permanence téléphonique médicale ?

Il est primordial pour l’ensemble des professionnels de santé de ne manquer aucun appel pour satisfaire sa patientèle. La réputation du cabinet dépend complètement du service de permanence téléphonique .

Un gain de temps

Avec l’aide d’un service de télésecrétariat médical, le médecin peut alors s’occuper exclusivement de ses patients sans être dérangé par les appels téléphoniques, un gain de temps considérable pour l’optimisation des créneaux de consultations. La prise en charge des patients, le suivi ainsi que la gestion des agendas sont alors gérés par la secrétaire à distance, My Secrétaire assure l’intégralité du secrétariat du Lundi au Vendredi de 9h à 19h et le Samedi de 9h à 12h.

Un avantage économique

L’un des avantages d’avoir recours à une permanence téléphonique médicale est économique. En effet, l’externalisation de ce service vous exempte de l’embauche d’une secrétaire, des différentes charges liées à l’embauche ou encore de l’achat d’équipement nécessaire pour assurer un service de qualité.

My Secrétaire propose des offres modulables avec des options supplémentaires en fonction des besoins des médecins. La souscription est ainsi possible sous forme de forfait, peu importe le nombre d’appels la tarification reste inchangée.

La fidélisation de votre patientèle

Votre service de télésecrétariat médical est le lien entre le docteur et le patient, ainsi il se doit d’assurer un service de qualité. Les télésecrétaires doivent véhiculer une image positive du cabinet et doivent répondre à plusieurs exigences dont on peut citer :

  • Respecter le secret médical
  • Identifier les urgences
  • Répondre aux attentes du patient
  • Avoir une capacité d’écoute, d’empathie, discrétion et d’accueil

Pour cela My Secrétaire s’assure des connaissances médicales et du savoir-être de l’ensemble de ses secrétaires pour proposer les meilleurs profils pour les docteurs.

Comment bien gérer son cabinet médical lorsqu’on débute ?

Comment bien gérer son cabinet médical lorsqu’on débute ?

En effet, l’ouverture d’un cabinet médical est une expérience marquante dans la vie d’un professionnel de santé. C’est une aventure  humainement et professionnellement  enrichissante. Vous avez sûrement pris beaucoup de risques pour en arriver là ? Vous êtes débordé ? Vous ne s’avez pas par où commencer? Vous ne savez peut-être pas vers qui vous orienter et comment procéder ? Alors restez avec nous, cet article est fait pour vous !!!

1 – Avoir un accompagnement

Dans n’importe quel domaine, le fait d’avoir un accompagnement quand on débute est très important. Il vous faut une épaule où vous pouvez vous appuyer en toute confiance. MySecretaire vous propose un service de conciergerie. C’est un service qui va vous accompagner dans différents domaines comme l’ouverture de votre ligne téléphonique, l’installation de vos ordinateurs, imprimantes, la gestion de votre standard téléphonique. Et bien évidemment que serait un cabinet médical sans logiciel médical en 2021? Justement, votre assistant personnel va vous aider à installer vos logiciels et les équipements adaptés à votre activité. Alors, un assistant personnel ça vous dit ?

2 – Avoir un suivi personnel

Avoir un suivi de son cabinet médical et voir l’évolution en temps réel ? Eh oui, désormais, c’est possible avec MySecretaire ! En effet, MySecretaire vous propose un service complet et sur-mesure et fait le point avec vous sur différentes statistiques, notamment ceux corrélés au nombre d’appels, mais également ceux concernant le temps d’attente de vos patients. Évidemment, notre équipe reste joignables et réactifs à tout moment ! Attendez, vous n’avez pas lu le meilleur encore ! Nous mettons à votre disposition une secrétaire entièrement dédiée à votre cabinet afin de gérer votre standard téléphonique, elle remplit les mêmes fonctions qu’une secrétaire sur place excepté l’accueil des patients. Votre secrétaire répondra à vos patients en suivant vos consignes et en optimisant au maximum votre agenda virtuel. Enfin, nous vous accompagnons en permanence et vous donnons des conseils sur la gestion de votre cabinet médical. À ce stade-là, vous n’avez plus de soucis à vous faire, vous pouvez commencer votre aventure la tête beaucoup plus légère et embarquer à bord de MySecretaire.

télésecrétaire médical - My secrétaire

TÉLÉSECRÉTAIRE MÉDICAL : UN VRAI METIER !

La emploi télésecrétaire médical est la première interlocutrice entre le médecin et ses patients, c’est pourquoi elle doit connaitre parfaitement son environnement, connaitre la spécialité du médecin et/ou du cabinet de groupe mais également les centres de soins les plus proches tel que les hôpitaux, les cliniques, les services d’imagerie, d’urgences …

C’est la personne qui saura orienter le patient dans sa démarche de consulter un médecin, ou de simple renseignement.
 
De plus, grâce à ses connaissances médicales de base, la télésecrétaire médical est tout à fait capable d’identifier les besoins des patients ainsi que les urgences, mais également les besoins des médecins pour lesquels elle est en charge : elle doit connaitre l’ensemble du cops médical avec qui le médecin est en relation.
 
La télésecrétaire médical doit être attentive aux demandes et besoins des patients afin de soulager le médecin et de gérer au mieux son agenda ; elle doit faire preuve d’empathie tout en respectant les consignes de ses médecins sans léser les patients.

Elle se doit d’être accueillante et souriante car elle est la première image du cabinet médical. Tout comme le médecin, elle est soumise au secret médical. Elle doit également pouvoir orienter les patients en cas d’urgences et savoir quoi faire, quand le faire et comment le faire. Son sens de l’organisation et son professionnalisme est indispensable.
 
Enfin, elle ne gère pas seulement la prise d’appels téléphoniques et de rendez-vous, elle travaille en étroite collaboration avec le médecin, elle peut effectuer diverses tâches comme la retranscription de comptes-rendus médicaux, la transmission de documents entre différents acteurs du corps médical et les patients…

C’est un métier très enrichissant tant professionnellement que socialement, de vrais liens se créent avec les patients ainsi qu’avec les médecins.

Être télésecrétaire est un vrai métier où on ne s’ennui jamais !

SOS Pharma Livraison – la presse en parle

Notre nouveau service fait parler de lui. Une idée novatrice et un service nécessaire pour tous, SOS PHARMA LIVRAISON fait l’objet d’un article dans l’édition du NICE MATIN du 8 Septembre 2016.
SOS Pharma Livraison propose la livraison de vos médicaments directement à domicile, de Mandelieu à Menton.

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Lancement de SOS Pharma Livraison

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Ce nouveau service accessible 24/24h et 7/7j vous permet de vous faire livrer (sur les Alpes maritimes) directement vos médicaments ou produits de pharmacie directement à votre domicile ou à votre travail.
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Pour plus de renseignements, rendez-vous sur www.sos-pharma-livraison.com 

Enquête de satisfaction Mars 2016

Résultats enquête de satisfaction sur le secrétariat et télé-secrétariat médical

1 118 personnes ont été interrogées aléatoirement sur Nice et alentour : 560 Femmes – 620 Hommes

Résultats des notes / 20 :

  • Délais d’attente : 11.9
  • Qualité d’accueil : 13
  • Empathie du secrétariat envers le patient : 12.3
  • Exactitudes des informations fournies par le secrétariat : 12.8
  • Rappel du secrétariat suite à demande : 12.1
  • Gestion des urgences par le secrétariat : 12.8

La note globale donnée par les patients enquêtés quant à l’accueil et la prise en charge globale du secrétariat est de 6.4 / 20 !!!!!
Quelques suggestions de la part des patients enquêtés : 37.5 % suggèrent qu’il faut améliorer l’amabilité et la politesse des secrétaires pour l’accueil téléphonique et physique; 33.3 % suggèrent qu’il faut une meilleure formation du secrétariat sur la terminologie médicale.

Ce que fait MySectataire :

  • Rappel des urgences : Les secrétaires rappellent 100 % des patients lorsque la demande a été traitée par message (nous informons immédiatement le médecins dés que le rappel a été effectué).
  • MySecretaire s’engage quotidiennement a effectuer un audit interne quant à l’amabilité de ses secrétaires téléphoniques afin de garantir un accueil irréprochable aux patients.
  • La mise en place d’une secrétaire dédiée oblige les secrétaires d’avoir une empathie envers les patients.
  • Nos secrétaires sont formées à l’accueil des patients en gardant le sourire et la bonne humeur à chaque appel. Egalement, l’ensemble de nos secrétaires sont formées au terminologies médicales en interne sur les spécialités qu’elles gèrent : par ailleurs, la mise en place de la secrétaire dédiée favorise considérablement la connaissance du domaine d’activité médicale, des terminologies médicales ainsi que la connaissance du cabinet.